1. В связи с тем, что форма обратной связи по сути не является способом получения клиентами поддержки, я считаю логичным разделить отделы стола помощи и формы обратной связи, чтобы можно было в форме только самые необходимые отделы оставить, например, отдел жалоб и администрация. Предлагаю чекбокс в настройках отделов - показывать или нет в форме связи.
2. В 2019 года вводить клиенту логин и пароль для входа в панель это совсем не правильно. Как это сделано в других панелях, например, в ISP, вход сделать через API без ввода пароля для cpanel и vmm, это точно работает, сам проверял, удобно и логично. Нажатием на адрес панели в Данных по серверу.
3. Ввести гугл аутентификатор как для входа так и для каких то других действий, полностью отказавшись от смс, дорого и не стабильно за пределы РФ. Мобильники есть у всех, даже малых детей. Также это реализовано в ISP и очень удобно.